Offsite Workshops und Meetings - eine neue Rolle in der hybriden Arbeitswelt

Was ist eigentlich ein Offsite Meeting?

Offsite bedeutet, dass man sich außerhalb des Büroalltags oder der Routine im Home Office trifft. Was zählt ist der Fokus auf ein gemeinsames Thema, das sonst im Alltag immer zu kurz kommt. Die Neuausrichtung in der Firma, ein Innovationsthema oder viele Fragen rund um die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterführung. 

Ein besonderes Meeting Format und eine andere Umgebung sorgen dafür, dass Kreativität freigesetzt wird und auch Teambuilding steht häufig im Vordergrund. Neu ist hierbei die Form des Co-Working und Co-Living. Man lebt und arbeitet gemeinsam für eine begrenzte Zeit wobei die Übergänge zwischen Arbeiten, Balancing über Natur-, Sport oder andere Erlebnisse und das gemeinsame Leben fließend sind. Gerade die Mischung zwischen Konzentration und Entspannung sorgt für neue Innovationskraft.

Der Weg zu einem gelungenen Offsite Event – Wichtige Erfolgsfaktoren

Es gibt einige Komponenten, die zu berücksichtigen sind, um ein Offsite zum Erfolg zu führen. Ein reines Treffen außerhalb des Büros reicht nicht aus, wenn dann doch wieder nur eine traditionelle Agenda in der klassischen Rollenverteilung durchgearbeitet wird. Wir sehen vier Bereiche, die hier kombiniert werden müssen:

Der richtige Mix an Skills

Erfolgreiche Offsite Workshops kombinieren unterschiedliche Skills, also Kompetenzen oder Funktionen im Unternehmen aber auch unterschiedliche Hierarchien. Die Welt ist zu komplex geworden als dass eine Unternehmensfunktion allein eine künftige Unternehmensausrichtung oder neue Lösung definiert. Während man früher in Stäben oder Abteilungen entlang einer Funktion (Vertikal) gearbeitet hat, ist heute eins der Erfolgskriterien Funktionsübergreifend (Horizontal) zu arbeiten. Dabei wird das Wissen und die Erfahrung von vielen Abteilungen mit einbezogen. Stellt man sich eine typische Unternehmensorganisation vor, dann sind nicht nur benachbarte Produktabteilungen zu verbinden, sondern auch Vertrieb, Marketing oder die IT-Perspektive mit einzubeziehen. Die Umsetzbarkeit vieler Lösungen liegt häufig auch im Bereich der Mitarbeiter, weswegen HR immer einen Platz im Offsite haben sollte. Abteilungsübergreifend zu arbeiten, heißt nicht, dass man nun viel mehr Personen zusammenzieht. Es kommt vor allem nicht auf die Hierarchien an. Typischerweise reicht es aus, wenn eine Abteilung von einem „Kopf“ vertreten wird und man beim Team Mix auch auf unterschiedliche Generationen im Unternehmen achtet. Solche Mitarbeiter zum Beispiel mit einer hohen Kompetenz in digitalen Technologien oder solche mit einem hohen Erfahrungswert aus der Vergangenheit. Der richtige Mix stellt dann sicher, dass alle Perspektiven in der Lösungsfindung engagiert sind.

Eine Premium Location

Die Umgebung schafft den Rahmen und die Resonanz um kreativ zu werden und sich neuen Themen zu öffnen. Im besten Fall ist die Nähe zur Natur gegeben die nicht nur erdet, sondern auch organische Lösungsansätze vorlebt. Dabei steht Premium nicht unbedingt im klassischen Sinne für ein 5-Sterne Hotel. Wir verstehen Premium als einen Ort an dem man sich zu Hause fühlt, schnell vertraut ist und keine Hektik durch große Menschenmengen aufkommt. Im besten Fall steht dem Team eine abgeschlossene Location zur Verfügung in dem man nicht mit anderen Unternehmen in der Essensschlange steht oder vielleicht sogar mit Touristen gemeinsam frühstückt. Wenn Co-Living als Instrument zur Teambildung mit herangezogen werden soll, dann sollte die Location erlauben das man sich „wie zu Hause“ benimmt. Gelegentliches gemeinsames Kochen, man holt sich den Liegestuhl selbst aus dem Schuppen oder man feuert den Kamin an. Natürlich muss man in dem Sinne keine Hausarbeit machen, das wird professionell im Hintergrund erledigt, aber einige Handgriffe gehen im Team einfach leichter. Last but not Least bedeutet Premium natürlich auch Ästhetik, Schönheit gehört heute mit zum Ausstattungskonzept.

Eine agile Moderation

Es sollen keine vorgefertigten Lösungen vorgestellt und abgehackt werden. Der Schlüssel zum Erfolg ist die gemeinsame Erarbeitung, die auch eine Verbindlichkeit bei jedem Teilnehmer schafft und damit die Grundvoraussetzung für die spätere Umsetzung ist. Vorbei sind die Zeiten das Lösungen im Vorfeld im kleinen Team vorgearbeitet wurden und Meetings dann nur genutzt wurden um Abzustimmen oder Änderungen vorzunehmen. Ein agiles Team schafft den Lösungsraum gemeinsam, gestützt durch professionelle Moderation. Man beginnt sprichwörtlich auf dem „weißen Blatt Papier“ und erlaubt einen sehr weiten, breiten Einstieg in das Thema. Natürlich fließen Fakten zur Analyse ein aber es muss möglich sein Hypothesen „out of the box“ in den Raum zu stellen und gemeinsam weiterzuentwickeln. Besonders wichtig ist dann das Ende der Moderation. Es ist falsch ein Team mit offenen Fragen oder zu vielen Hypothesen alleine zu lassen. Es ist die Aufgabe der Moderatoren rechtzeitig vor Ende Filter einzuziehen, den Lösungsraum wieder einzuengen und eine Art Action Plan zu erstellen. Erfolgsfaktor ist hierbei das die unmittelbar nächsten Schritte und das Zielbild sichtbar und verständlich formuliert sind.

Offline vom Tagesgeschäft 

Der Freiraum sich mit strategischen Themen auseinanderzusetzen erfordert, dass man das Tagesgeschäft kurzfristig ausblendet. Das muss im Vorfeld organisiert sein und die Vertretungsregeln im Unternehmen müssen greifen. Wenn ständig das Telefon klingelt oder die Mailboxen abgearbeitet werden müssen fehlt letztendlich die Ruhe und Konzentration sich auf strategische Themen zu fokussieren. Ein Offsite macht man ja aber auch nicht alle Tage und daher sollte die bewusste Auszeit geplant und im Vorfeld kommuniziert werden. Der offline Modus ist aber auch aus einem anderen Aspekt notwendig. Kennen wir das nicht alle, dass wenn es schwierig wird sich Meeting Teilnehmer gerne hinter dem Smartphone verstecken, das Meeting verlassen und im Flur Ihre Mails checken. Die Routine im Tagesgeschäft verhilft manchmal auch zur Flucht und macht es zu einfach sich vor schwierigen Themen zu drücken. Offline vom Tagesgeschäft ist die Devise, die aus vielerlei Aspekten Sinn macht.

Eine gemeinsame Zielsetzung ist Alles

Früher hat man strategische Meetings mit fester Agenda und vorbereiteten Inhalten durchgeführt. Das bremst die Kreativität und verkleinert den Lösungsraum. Eine agile, gemeinsame Moderation im Format des Co-Working ist heute erfolgreicher. Unterschiedliche Kompetenzen erarbeiten gemeinsam ein Lösungskonzept. Was zählt ist das die Erwartungshaltung mit allen Teilnehmern abgefragt und in die Workshopstruktur eingearbeitet wird.

Die richtige Workshopatmosphäre schaffen

Wichtig im Co-Working und Co-Living ist die Atmosphäre, die teamorientiert, offen, transparent und kreativ gestaltet werden sollte. Dazu gibt es eine Vielzahl von „Door Opener“ die wie z.Bsp. die Visualisierung der persönlichen Ziele. Dies führt dazu, dass sich Teilnehmer besser kennenlernen und öffnen. Moderne Moderationstechniken wie Design Thinking oder Digital Voting verfahren führen zu einer Auflockerung der Atmosphäre und unterstützen die Lösungsfindung im Team.

Teambuilding

Vorbei sind die Zeiten in den „Spiele“ zum Teambuilding oft sehr krampfhaft versucht haben ein Team zu formieren. Co-Living ist die Devise, man lebt gemeinsam, hilft sich untereinander wie zu Hause und lernt so die Stärken und auch Schwächen der anderen kennen. In jedem Team findet sich fast automatisch ein Barista, einer der sich um das Holz für den Kamin kümmert, ein Sommelier etc.

#die-balance-finden#Die Balance finden

Die alte Frage nach der Freizeit verschwimmt im Co-Working und Co-Living Modus. Es kommt auf die Balance an zwischen Natur, Sport, Kunst, Digitaler Technik, Moderation und auch Kulinarik. Hier ist vor allem die Umgebung für das Offsite wichtig, um den richtigen Rahmen zu setzen. Lösungen findet man heute beim Wandern durch das Watt, beim Beobachten der Lämmer in den Salzwiesen oder beim gemeinsamen Kochen. Das beste Offsite fragt daher nicht länger nach einem Freizeitprogram, sondern lässt viele Elemente in eine Workshopstruktur fliesen. 

Das Team herausfordern

Agile Moderationsmethoden führen dazu, dass sich Teams selbst herausfordern. Erfahrene Moderatoren unterstützen das Denken „Out of the Box“. Wichtig ist, dass gerade zu Beginn eines Workshops keine Idee falsch sein kann und zu früh verworfen wird. Man kann auch mal unrealistische Thesen in den Raum stellen und aus der Kontroverse entstehen oft die besten Lösungsansätze. Zu frühes filtern von Ideen führt dazu das man immer wieder in gewohnte Denkmuster verfällt oder nur das akzeptiert was man „immer schon so“ gemacht hat.

Das Ergebnis Visualisieren

Der beste Workshop endet auch mit der Dokumentation die parallel entsteht. In der schnelllebigen Zeit mit immer neuen Trends ist es wichtig das Zielbild zu visualisieren und zu beschreiben. Alle Teilnehmer sollten ein gemeinsames Verständnis vom Ziel haben, während die Art und Weise wie das Ziel umgesetzt werden soll durchaus offenbleiben kann. Es geht nicht mehr darum wie früher, detaillierte Masterpläne zu entwickeln. Ganz im Gegenteil muss Freiraum geschaffen werden die Umsetzung später eigenverantwortlich zu planen und agil umzusetzen. Solange alle das gleiche Ziel erreichen wollen, kann die Umsetzung flexibel erfolgen. Häufig spricht man daher bei der Visualisierung des Ziels vom gemeinsamen „Nordstern“.

Welche Location soll es werden?

Die Anforderungen an die Location sind hoch. Premium, in der Natur, verfügbare Digitale Technologien, Freier Workshopraum, Übernachtungsmöglichkeiten, Eventküche etc… Wichtig ist das es fließende Übergänge für den Arbeitsbereich gibt. Man braucht drinnen eine zentrale Einheit an dem sich das Team zusammenfindet und auch Gruppenaktivitäten durchgeführt werden. Der Übergang zum Outdoor-Bereich muss dann fliesend sein so dass man leicht, je nach Wetter und Jahreszeit für einzelne Aktivitäten in einen Garten wechseln kann. Typischerweise werden einzelne Besprechungsräume für kleinere Gruppen benötigt. Diese sollten flexibel belegbar sein.

Im Trend sind derzeit Locations auf dem Lande, wo man ehemalige Bauernhöfe oder Scheunen belegen kann. Hier ist darauf zu achten, dass trotz aller Idylle eine gute Netzverbindung besteht. Ganz ohne digitale Connection können die meisten Offsites nicht durchgeführt werden. Egal ob Scheune oder Bauernhof, moderne Konferenztechnik ist notwendig und sollte im Vorfeld geprüft werden.

Um die Elemente Co-Working und Co-Living umsetzen zu können ist es wichtig, dass man die Location allein belegt und vor allem in den Pausen und bei der Verpflegung nicht mit anderen Teams gemischt wird. Locations wie FriesThinkLand, auf einer Warft in Nordfriesland gelegen, garantieren das. Auch für das eigene Team ist es von Vorteil unterschiedliche Räume im Gebäude zur Verfügung zu haben. Wir haben festgestellt, dass es gut ist, etwas relaxed in einem separaten Raum zu frühstücken und nicht dort, wo man den ganzen Tag arbeitet. Es ist immer von Vorteil etwas Bewegung in den Workshopalltag zu bringen.

Kulinarik und ein guter Weinkeller gehören zu einer guten Offsite Location dazu. Es lohnt sich auf jeden Fall im Vorfeld die Verpflegung und die Weinauswahl zu besprechen. Meistens gibt es hier auch unterschiedliche Möglichkeiten und in einigen Häusern kann man zwischen Standard und Premium wählen. Barista Kaffee, Grüne Smoothies oder die ein oder andere regionale Spezialität sollte man nicht dem Zufall überlassen.

Letzter kritischer Punkt ist die Umgebung der Location. Häuser mit einer Alleinlage sind denjenigen im Orts- oder Stadtkern zu bevorzugen. Natürlich kann nicht jeder auf eine Insel fahren aber ein ausgewähltes Gelände in Alleinlage fördert das Teaming und lässt die Natur erst seine volle Wirkung entfalten. Das ist einer der Gründe, warum wir Locations auf dem Land die der Stadt vorziehen. Die Ablenkung im Großstadtalltag, das Risiko Stress und Hektik zu spüren oder aber die Gefahr das sich Teammitglieder für den Abend ausklinken kommt auf dem Lande gar nicht erst auf. Also gute Gründe ohne die zusätzlichen Aspekte der Corona Zeit die ohnehin fürs Land sprechen.

Die Umgebung prägt natürlich auch das Eventangebot, das in den Workshop mit einbezogen werden kann. Egal ob Berg oder Tal, Küste oder Binnenland, die Möglichkeiten sollten im Vorfeld sondiert werden. Meistens gibt es 10-20% der Teilnehmer die Extremsportler sind und genauso viele die gar nicht sportlich sind. Bei der Auswahl der Events ist daher immer auch auf die Mitte zu achten, um niemanden auszuschließen oder ins Abseits zu stellen. Auch hier macht es Sinn dies im Vorfeld zu planen und auf die Vorlieben der Teilnehmer einzugehen.

#outdoor-tagung#Outdoor-Tagung

Nicht erst seit Corona Zeiten ist frische Luft und viel Platz gefragt. Daher bieten sich Locations mit großem Outdoor-Bereich an. Überdachte Besprechungsecken, ein freier Garten, die Nähe zum Meer oder andere Naturlandschaften. Die besten Projektideen werden häufig draußen gefunden, beim Wandern oder auf einer Schaukel … es gibt viel Raum, um Neues zu durchdenken. Tiere wie Hasen, Frösche, Vögel, Schafe und Kühe sind auf dem Land allgegenwärtig und veranschaulichen den immerwährenden Naturkreislauf. Nachhaltigkeit wird auf der Wiese gelehrt. Manchmal auch Demut. Alle Offsite Aktivitäten die Outdoor stattfinden profitieren von der Stille, der implizierten Entschleunigung und meist ist das offline sein garantiert.

Unterscheiden sollte man das Teambuilding von der Outdoor-Tagung. Lädt man in eine Workshopwoche zum Beispiel einen Tag zum gemeinsamen Segeln ein, dann hat hier Teambuilding den Vorrang. Hier sollte man den Teilnehmern Entspannung von der Business Agenda gönnen, desto persönlicher wird das Erlebnis, die Teammitglieder lernen sich besser kennen und wenn es wirklich direkten Gesprächsbedarf über das Geschäftsproblem gibt, findet sich dieser meist von allein.

Ein typischer Ablauf eines Offsite Meetings

Ankommen, Analyse, Inspiration, Entspannung, Lösungssuche, Lösungsdefinition und die Vereinbarung von nächsten Schritten, sowie Feedback sind die Kernmodule die über 2-3 Managementtage oder innerhalb einer Arbeitswoche durchlaufen werden. Die Ankunft bereits am Vortag oder eine spätere Abreise kann ein bewusstes Element sein, um die Logistik zu erleichtern.

Ein Aktionsorientierter Tag im Workshopprogram beginnt häufig um 7.30 h mit einem gemeinsamen Beach Walking gefolgt von einem ausgiebigen Arbeitsfrühstück. Gegen 10.00 h startet die Phase der Inspiration – es werden Fallbeispiele, Benchmarks, Best Practice, Andere Industrien, Future Trends etc. diskutiert. Ein kurzes Light Lunch mit einer kleinen Auszeit für die Teilnehmer rundet die Mittagsstunde ab. Viele Teilnehmer drehen eine Runde mit dem Fahrrad durchs Marschland oder nehmen den Liegestuhl als Alternative. Am frühen Nachmittag startet die Arbeit in Gruppen, es werden Lösungen andiskutiert, gemeinsam skizziert und vorgestellt und bis zum Dinner durchgearbeitet. Der Abend ist dann ganz der Sozialisierung von Ideen gewidmet. Ein Sun Downing Cocktail am Leuchtturm oder auf der Schaukel, ein Kaminabend, um Erfahrungen auszutauschen oder ein formales Dinner mit vielen Gängen und natürlich gehört eine Weinprobe dazu. An anderen Tagen entscheidet ein Team den ganzen Tag auf einem Boot zu verbringen, auch hier lassen sich Erfahrungen austauschen und nächste Schritte diskutieren, während der Skipper das Kommando über das Boot behält. Je nach Kondition und Ambition des Teams gibt es das abendliche Surfen, den Marathon oder auch einen Naturtrip in die Salzwiesen. 

Wichtig ist das alle Module ineinanderfließen, kein Stress durch eine Agenda entsteht und die Koordination etwas im Hintergrund abläuft und persönliche Vorlieben oder auch die sportliche Ambition im Vorfeld geklärt werden. 

#bringen-offsite-events-wirklich-etwas#Bringen Offsite-Events wirklich etwas?

Schon vor der Pandemie waren Offsite Meetings notwendig, um strategische Entscheidungen zu treffen, die Teambildung zu unterstützten und vor allem management buy in zu erzielen. Und, meistens hat es funktioniert. Was im eigenen Konferenzraum nicht funktionierte hat offsite geklappt. Gründe dafür gibt es viele. Man muss den Kopf frei bekommen, sich einmal aus der Tagesroutine ausklinken und sich auf wesentliches konzentrieren. Auch spielte immer schon die Umgebung eine nicht zu unterschätzende Rolle. Die Zeiten, dass man in sterilen Tagungsräumen, häufig ohne Aussicht, lange Agenden durcharbeitet sind schon lange vorbei. Die Umgebung und der Raum, in dem man arbeitet, wirken wie ein Resonanzraum auf das Befinden des Teams und tragen wesentlich zur Meeting Atmosphäre bei.

Und heute, in Zeiten von Corona, wo sich viele Management Teams seit Monaten nicht gesehen haben ist es nahezu unumgänglich im Offsite wieder zusammenzurücken. Wenn der persönliche Kontakt so rar wird und damit zum Privileg wird, dann braucht man eine außergewöhnliche Umgebung, eine Premium Location, um sich zu treffen. Natürlich ist remote, die Arbeit im Home Office keine Sackgasse. Durch die richtigen digitalen Technologien unterstützt kann jeder Mitarbeiter auch remote vernetzt werden und es lassen sich Ideen auch unabhängig von Zeit und Raum zusammenbringen. Wir stellen aber fest, dass diese sehr an der Routine hängen und die Inspiration neue Wege zu beschreiten fehlt. Arbeiten und Kreativität ist immer schon eine soziale Sache und die besten Lösung Ansätze entstehen, wenn Menschen die Köpfe zusammenstrecken können.

Zwei Aspekte, die im Offsite besonders wirkungsvoll sind, ist Leadership, also Führungsaufgaben zu bewältigen und Management Buy In, also ein Comitment im Sinne einer verbindlichen Zusage für einen Lösungansatz zu schaffen.

Das Offsite ist die beste Gelegenheit Leadership als Vorbild, mit Charisma, Empathie und authentisch vorzuleben. Hierbei sind es oft die kleinen Dinge mit Anerkennung die zählen. Jeder Austausch wird persönlich da er im Modus Co-Living ausgeführt wird.

Und das Management Buy in ist so eine Sache. Man kennt die Situationen wo alle gemeinsam im Meeting sitzen und „Ja „sagen, rausgehen und in unterschiedliche Richtungen arbeiten. Da hilft auch kein Protokoll. Im Co-Working werden Lösungen gemeinsam erarbeitet, jeder bringt sich ein. Durch die Definition eines gemeinsamen Zielbildes wird ein Comitment implizit geschaffen. Es ist keine diktierte Lösung einer Person, sondern ein gemeinsames Ziel das Verbindlichkeit schafft da man zu seinem eigenen Wort steht.

Wir haben beobachtet, das ein Team was selber einen Lösungsansatz im offsite Formuliert immer wieder darauf zurückkommt. Auch die Unternehmenskultur wird über die Zeit davon geprägt. „Wisst Ihr noch…. wir damals im Wattenmeer wollten neue Wege gehen…“ Es sind Zitate, Bilder und Erinnerungen, die eine Unternehmenskultur stützen und somit nachhaltig zum Teaming im Unternehmen beitragen. Und das ist viel mehr als eine Anekdote, die man bei Betriebsfesten erzählt.

Die Future Of Work wird Hybride definiert, eine Kombination von Remote, persönlicher Kontakt und Office. In solch einer Konstellation sind Offsite Meetings als Bindeglied zur Lösungssuche, Kreativität und Innovation, Führungsaufgaben, Teambildung und die Schaffung von Management Buy In alternativlos.